Iga projektijuhi jaoks peaks olema oluline see, et tema sõnum jõuaks projektgrupi liikmeni õigesti. Samas mõeldakse vähe sellele, kuidas kontrollida, kas sõnumi vastuvõtja sai ikka täpselt aru sellest, mis talle öelda taheti. Valesti edastatud või vastuvõetud sõnumist võivad aga alguse saada probleemid, mille lahendamiseks võib kuluda tunde ja päevi ning ohtu võivad sattuda projekti tähtajad, kulud ja tulemus. Järgnevatest näpunäidetest võib abi olla peale projektijuhtide kõikidele neile, kes soovivad, et nende poolt edastatavat sõnumit mõistetaks õigesti.
- Tehke vestluse lõpus teise osapoole jaoks kokkuvõte kõige olulisemast, mida te öelda tahtsite, kusjuures alustada võiksite seda näiteks järgmise lausega: “Ma toon nüüd eelnevast jutust välja kõige olulisema …”
- Selleks, et kindlaks teha, kas vestluskaaslane on teid õigesti mõistnud, küsige temalt näiteks järgmist: “Mis on sellest, millest ma rääkisin, teie jaoks kõige olulisem?”
- Korrake seda, millest te olete aru saanud, alustades seda küsimusega: “Kas ma olen õigesti aru saanud, et …?”
- Küsige üle, mis oli teise poole jaoks kõige olulisem. Näiteks: “Ma ei ole päris kindel, kas ma sain teist õigesti aru. Mis oli teie poolt väljatoodust kõige olulisem?”
- Andke vestluskaaslasele teada, miks te seda informatsiooni temaga jagate. Näiteks võiks see osa sõnumist alata järgmiselt: “Selleks, et kindlaks teha, kas me saame oma diskussiooni tulemusest ühte moodi aru, võtan ma kõige olulisemad punktid veel kord kokku.”
- Kirjeldage enda tausta: kes te olete, kus te töötate, milline on teie suhe edastatud informatsiooniga? Näiteks: “Ma töötan Kati Kase meeskonnas koos Mati Mesilasega ja me peame teostama projektis ….. tööd.”
- Andke oma sõnumile ajaline kontekst: Mis juhtus varem? Mis on sõnumi edastamise põhjus?. Näiteks: “Tellija paljus mul teile meie diskussiooni ja kokkulepete tulemusi tutvustada. Me leppisime kokku järgmistest punktides …”
- Esitlege ühisosa. Millised eesmärgid ja huvid on teil sõnumi vastuvõtjaga ühised? Näiteks: “Ma olen selles veendunud, et selle teema korral on meil järgmised ühised huvid …”.
