Projektijuhtimise Meistriklass

Algis Perens ja Tiit Valm.

Põhjalik projektijuhtimise alane koolitus, kus meie partneriks on EBS Executive Education ning mis koosneb kolmest kahepäevasest moodulist.

I moodul

I päev
Milline on hea projekti plaan?

Sellel mooduli läbinud on omandanud oskuse koostada projekti plaane metoodiliselt õiges järjekorras ja efektiivselt.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Millele tugineb projekti plaanimine?
• Millistest osadest koosneb hea projekti plaan?
• Millisest osast tuleks projekti plaanimist alustada ja miks?
• Keda tuleks kaasata projekti plaani koostamisse?
• Kuidas hinnata projekti plaani?
• Kellega peaks projekti plaan olema kooskõlastatud?

Kuidas pidada kinni tähtaegadest?

Sellel mooduli läbinud suudavad tulevikus vältida enamikku vigu, mida tehakse projektides aja plaanimisel.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Miks kaotame valdava osa ajast projekti algusfaasis?
• Millised on õiged aja plaanimise põhimõtted?
• Kuidas juhtida aega paralleelsete tööde korral?
• Kuidas kasutada aja plaanimise korral kattuvat plaanimist?
• Kuidas juhtida tulevikku?
• Kuidas käituda siis, kui projekt on ajagraafikust maha jäänud?

II päev
Kuidas pidada kinni eelarvest?

Sellel mooduli läbinud suudavad tulevikus koostada realistlikke projekti eelarveid ja neid ka põhjendada.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Kuidas saada eelarvet, millega on võimalik projekt ka reaalselt ellu viia?
• Miks tekkivad projektides ülekulud?
• Mis on vältimatu investeeringu efekt ja kuidas seda vältida?
• Kuidas käituda siis, kui ülekulud on tekkinud?
• Kuidas põhjendada tellijale projekti eelarve suurust või muutmise vajadust?
• Kuidas kindlustada õigeaegsed finantseerimise otsused?

Kuidas juhtida projekti riske?

Sellel mooduli läbinud teavad, kuidas viia läbi projekti riskianalüüsi ning oskavad leida projekti riskide maandamise võimalusi.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Miks jäetakse projektides sageli riski analüüs tegemata?
• Miks tasuks siiski projekti riskid ära määratleda?
• Mis räägib riskianalüüsi tegemise vastu?
• Kuidas läbi viia projektide riskianalüüsi?
• Kuidas on võimalik projektide riske maandada?
• Mis on riskide korral tundlikkuse analüüs ja kuidas seda kasutada?

II moodul

I päev
Kuidas saab projektijuht luua häid koostöösuhteid tellija ja juhtkonnaga?

Sellel mooduli läbinud teavad, kuidas on võimalik jõuda kõiki osapooli rahuldava ja projekti edukat elluviimist tagava koostööni.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Millised on projektijuhtide põhiprobleemid suhtlemisel tellija ja oma ettevõtte juhtkonnaga?
• Kuidas saada head lähteülesannet?
• Kuidas kindlustada meeldiv koostöö tellijatega?
• Kuidas kindlustada tellijale kindlustunne projekti jooksul?
• Kuidas saada juhtidelt vajalik toetus?
• Kuidas kindlustada juhtide õigeaegsed otsused?

Kuidas juhtida info liikumist projektides?
Sellel mooduli läbinutel on selge arusaam sellest, kuidas tuleks üles ehitada info jaotamise skeem projektis ja keda ning millest tuleks informeerida.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Mida toob endaga kaasa see, kui infoga seotud reeglistik ei ole kokku lepitud?
• Kellele on milline info oluline?
• Miks on väga oluline õigeaegne informeerimine?
• Kuidas luua informatsiooni jaotamise skeem projektis osalejate vahel?
• Mida teha siis, kui mõnel projektis osalejal on tekkinud tunne, et ta on jäänud infosulgu?
• Kuidas informeerida erinevaid huvigruppe?

II  päev
Kuidas luua projektis efektiivne kontrollisüsteem?

Sellel mooduli läbinud teavad kuidas tuleks paika panna projekti kontrollimise ja jälgimise süsteem nii, et kõrvalekalded oleks võimalik avastada õigeaegselt.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Kuidas meeskonna liikmetega kokku leppida töö tulemustes?
• Kuidas ja mida kontrollida tööde käigus?
• Kuidas kontrollida, kas suudetakse tööd tähtajaks valmis saada?
• Millal võib öelda, et projekt hakkab jõudma või on jõudnud kriisi?
• Kuidas peaks projektijuht kriisi korral käituma?
• Mille poolest erinevad projekti kontroll, controlling ja audit?

Kuidas juhtida projekti muudatusi?
Sellel mooduli läbinud osalenud teavad kuidas juhtida projektide muutusi nii, et tagatud oleks parim võimalik tulem.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Miks tulevad projektidesse muudatused?
• Kellel on õigus muutusi teha?
• Mida peab muutuste sisseviimisel arvestama?
• Kuidas viia muutused projektiplaanidesse?
• Kuidas muutused kokku lepitakse?
• Miks tuleb kõik muutused fikseerida kirjalikult?

III moodul

I päev
Kuidas juhtida tulemuslikult projekti meeskonda?

Sellel mooduli läbinud oskavad tulemuslikult toimima panna erineva koosseisuga meeskondi.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Millised on ajutise meeskonna juhtimise iseärasused võrreldes püsivate meeskondade juhtimisega?
• Kes peaks kuuluma projekti meeskonda, millal spetsialistid ja millal üksuste juhid?
• Kuidas kindlustada meeldiv, aga samas nõudlik töökeskkond?
• Kuidas luua olukord, kus inimesed tahavad võtta vastutust?
• Kuidas motiveerida meeskonda tulemuslikult toimima?
• Kuidas lahendada konflikte projekti meeskonnas?

II päev
Kuidas lahendada projekti käigus tekkivaid probleeme?

Sellel pärastlõunal osalenud oskavad edaspidi esile kerkivaid probleeme loovamalt lahendada ning innustada kogu oma meeskonda uut moodi lähenema.

Otsime vastust järgmistele küsimustele:

• Kuidas probleemi püstitada nii, et saaksime parimad lahendused?
• Miks tavaline ajurünnak ei tööta?
• Kuidas käivitada loov mõtlemine?
• Kuidas leida probleemidele uudseid ja töötavaid lahendusi?
• Kuidas suurest ideede tulvast asjalikumad välja valida ning tagada, et need ka ellu viiakse?

Millised on erinevad meetodid projektide kavandamiseks ja juhtimiseks?
Sellel mooduli läbinutel on ülevaade põhilistest projektijuhtimises kasutatavatest meetoditest ja nad oskavad valida õige metoodika lähtuvalt ettevõtte projektide iseloomust.

Otsime vastuseid järgmistele küsimustele:

• Millised on projektijuhtimise rahvusvaheliselt tunnustatud standardid?
• Mis on PRINCE2; IPMA ja PMI?
• Millised on agiilsed ja iteratiivsed meetodid projektijuhtimises?
• Kuidas juhtida projektide portfelli?
• Mida kujutab endast Method123?
• Kuidas valida enda ettevõtte jaoks õige projektijuhtimise meetod?