Investeerimisprojektid muutuvad pidevalt keerukamateks ning vajadus jälgida, mis rahaga tehakse muutub järjest tähtsamaks. Kõikide projektide puhul jälgitakse raha liikumist. Palju mingi lepingu järgi on raha partnerile makstud ja palju on veel maksmata. Tavapärane on see, et seda tehakse raamatupidaja poolt. Kas see on aga ainus ja kõige õigem tee?
Investeeringud on tihti nii suured või keerulised, et ühest projektijuhist ei piisa. Projekt jaotatakse osadeks ja juhitakse samuti osade kaupa. Koos sellega tekib ka olukord, kus projekti juhtimisega otseselt mitte seotud inimene ei suuda aru saada detailsest kulude jaotusest projektis. Ilma süsteemse lähenemiseta ei saa tihti projektijuht ise ka täpselt aru, mis projektis tegelikult toimub. Kahjuks paljud projektijuhid ei taha seda endale veel tunnistada. Nii on tekibki olukord, kus raamautpidajad ei suuda arveid õigetele eelarve ridadele ära jaotada ja konkreetse projektiga siduda. Vaja läheb projektijuhi ja järelevalve abi ning teadmisi, et millise tööosa ning kellelt on mingi töö tellitud ning kas see töö, mille eest arve koostatud on ka 100% ulatuses teostatud. Lisaks peab keegi kontrollima, kas töö on tehtud vastavalt lepingu tingimustele või on toimunud ka mingeid muudatusi. Seda ei suuda teha raamatupidajad kuna neil pole selleks piisavalt informatsiooni.
Investor vajab ülevaadet sellest, millises rahalises seisus hetkel projekt on.
Selle tarbeks on olemas eraldi tarkvara: www.budgetto.com
Selle abil on võimalik saada kiire ülevaade projekti hetke finantsseisust, vabadest vahenditest ja eelarve kitsaskohtadest. Seda tarkva kasutades saame anda investorile informatsiooni selle kohta, kuidas projekt areneb. Lihtsalt kinnitusest, et “läheb hästi“, tavaliselt ei piisa. Igas projektis on paratamatult omad kitsaskohad ja probleemid, mis on seotud tehniliste küsimustega ning kindlasti ka rahaga. Probleemide lahendamiseks oleme loonud keskkonna, kus kogu projekti puudutav informatsioon on ühes kohas ja projektijuhi poolt hallatav ning sealne teave on ka investorile kättesaadav.
Kontroll lepingute täitmise ja raha liikumise üle
Selleks, et saada ülevaadet, mis projektis toimub on vaja süstemaatiliselt lepingute täitmist. Jälgida tuleb ka projekti eelarvet. Võrrelda sõlmitud lepinguid eelarvega. Jälgida lepingute täituvust. See tähendab akteerimise ja arveldamise süsteemset kontrollimist. Mitte ainult jälgida lepingu maksegraafikut, vaid võrrelda tuleb akteerimist tegelikult tehtud tööde mahtudega. Võrrelda lepingus kokku lepitud tegevustega. Lahendada tuleb nii lisa- kui ka muudatustöödega tekkivad probleemid.
Selleks, et lepinguid, akte, arveid ja nende lisasid oleks mugav hallata on mõistlik neid ka jälgimissüsteemis digikujul hoida ja vajadusel vaadata. Ei pea ju alati minema riiuli juurde ja kaustast otsima lepingut, kui finantsjälgimissüsteemist leiab selle hetkega ülesse. Tihti on projektid rahvusvahelised ja siis võimaldab jälgimissüsteem ka välisinvestoritele ligipääsu alginfole ning seda reaalajas. Kui sisestate süsteemi lepingu põhiparameetrid (digitaalkoopia, algus, lõpp, maksumus…) siis on ka informatsiooni hilisem kasutamine imelihtne.
Finantsjälgmine annab investorile kindlustunde, et tema investeeritud raha läheb kontrollitult ja sihtotstarbeliselt arendatavasse projekti. Näiteks selleks, et raha kulutamisest ülevaadet saada, tehakse keerulisi aruandeid EAS-i poolt finantseeritavatele projektidele. Analoogset, kuid mitte nii bürokraatlikku ülevaadet soovib aga saada oma raha kulutamisest tegelikult iga investor.
Finantsjälgmine on tänapäeval järjest tähtsamaks muutuv teema. MASU on sundinud meid kõiki raha teist moodi lugema ja EURO tulek on toonud meile veel suurema vajaduse oma raha kulutamise kohta ülevaadet saada.
