MIDA UUT PROJEKTIJUHTIMISES?
Projektijuhtimise aastakonverentsi Baltic PMDays 2018 (27.-28.09, www.pmdays.eu ) rääkis Teva Baltics juhatuse esimehe ja Balti regiooni juhataja dr Jānis Meikšāns-iga, ühe konverentsi peakõnelejaga, et uurida millised moodsad trendid PM maailm. Tal on 20 aastat töökogemust farmaatsiatööstuses turunduse ja müügi ja ravimite turustamise ettevõtetes, ettevõtte juhtimise kogemus Baltimaades, SRÜ ja Põhjamaades ning seitsmenda areneval turul.
Küsitles Vsevolod Boikov, Baltic PMDays 2018 poolne korraldaja.
Mis on uus projektijuhtimine aastal 2018? Mis on projektijuhtimise ootused kui eriala?
Nendele kahele küsimusele vastamiseks peate silmas pidama semantika, et mõista, mida täpselt projektijuhtimine vs traditsiooniline või tavapärane ärijuhtimine.
Projekti juhtimine on üsna vana kontseptsioon, mis arenes 19. sajandil tööstusajastu. Projektijuhtimise ja traditsioonilise ettevõtte vaheline erinevus on see, et projektijuhtimisega mõime midagi, mis on ajaliselt piiratud, st sellel on kindel algatus ja kindel ots. Näiteks peab inimene saavutama midagi kahe kuu või kahe aasta jooksul, kuid selge algus ja selge lõpp-punkt. Seevastu eeldus traditsioonilise ettevõtluse kohta seisneb selles, et see on püsiv ja korduv; ilmselt on see algus, kuid see jätkub lõputult.
See oli ilmselt tõsi rohkem kui 100 aastat tagasi, kuid tänapäeval on olukord muutunud, seega peame mõistma, mis on täpselt muutunud ja muutubjätkuvalt , et paremini mõista praegust projektijuhtimise koha .
Kui kujutleme ette klassikalise projektijuhtimise , võiksime seda mõelda kui maja ehitamist – kõik teavad, et peate alustama sihtasutustest, siis maja ise ja lõpuks – katus – ja see on tehtud. Kui me vaatame täna traditsioonilist äri, siis ilmselt me ei näe, et ikka toimib eeldus rutiinsete enesekorraldusprotsesside kohta, mis loovad sama väärtuse iga korduva tsükli jaoks.
Ausalt öeldes, kui vaatan ärivaldkonda, mille esindan ma – biotehnoloogia, farmaatsiatooted, üldine tervishoid – võin kindel olla, et see eeldus enam ei toimi. Tegelikult oleks mul raske mõelda tööstusharudele, kus see ikka veel töötab. Miks? Põhjus on väga lihtne – me elame postindustriajärgsel ajastul. Seepärast on klassikalised seadused, mis kehtestati enam kui 100 aastat tagasi, kahjuks koos tööstusajastuga. Postindustriaalses ühiskonnas on aeg kokku surutud ja iga protsessil on palju lühem elutsükkel . Veelgi enam, järgmine tsükkel ei kordu eelmist ja on üsna unikaalne.
Sellest vaatenurgast võime öelda, et kõik, mis meie ümber on, on projektiks, sest see on ajaliselt piiratud suhteliselt lühikeste tsüklitega. Lisaks piirdub see ressursside , ülesannete, toodete või protsessidega. Tagasi küsimusele projektijuhtimise ja projektijuhtimise kohtakui kutseala, võiksime isegi öelda, et tegelikult on täna kõik projektijuhid. Enamik inimesi arvatavasti ei nõustuks sellega, sest nad ei suutnud kunagi ette kujutada, et nad on ka projektijuhid, kuid lubage mul anda teile näide igapäevaelust. Eile oli kooliaasta esimene päev (käesoleva aasta 3. septembril) ja need kooliõpilastega pered valmisid koolid ette, et nad peavad lastele ette valmistama, ostma kõik vajalikud raamatud ja vahendid piiratud rahalise ja ajaga ressursse , nagu esimese koolipäeva kõik juba peavad olema täidetud. Seega peab olema projektijuht, isegi kui ta on kodus olev isa või ema, isegi kui tal puudub konkreetne haridus.
Loomulikult räägib see ka tööstusharude kohta, sest need muutuvad dramaatiliselt, mõnikord isegi häirivalt. Selle muudatuse põhjuseks on eelkõige uued tehnoloogiad, uute infovoogude viis ja inimestevaheline suhtlus. Pika lugu lühikeseks muutmiseks võime öelda, et täna on kõik projektijuhtimine . Klassikalise äri enam ei eksisteeri. Võiksime öelda, et igaüks meist on projektijuht ja see pole isegi oluline, kas teil on diplom, mis tõendab teie projektijuhi haridust või mitte. Igal juhul ei ole sul tegelikult valikut, sest selleks, et elada oma elu hästi, peate seda juhtima järk-järgult, tsükli jooksul.
Mida räägite Balti projektijuhtimispäevadest 2018. aastal?
Võttes arvesse eelnevalt mainitud mõtet, et projektijuhtimine on tõepoolest läbinud kõik selle uue maailma, kus tööstusajastu suri ja postindustriaalne ühiskond on tekkinud, kihid, seltsid ja tööstusharud, muutuvad mõned rollid või sidusrühmad järsult. Seetõttu on üks asi, mida ma räägin, on inimeste roll protsessides.
Aasta alguses projektijuhtimise või Industrial ajastu inimene arvati osana mootor, kui puzzle tükk suuremat pilti, mis on projekt ise. Oluline oli leida õige inimene õigete oskustega ja asetada inimene õigesse kohta. Igal puzzleil oli täiuslik töö, kui mootor tuli korrektselt üles ehitada nagu Šveitsi kell.
Tänapäeval ei tööta see nii. Inimestel on projektides palju suurem roll – kõigepealt ei tohiks keegi eeldada, et inimene on vaid nagu mõistatuslik tükk või suur mehhanismiga kruvi. Igal inimesel on oma päevakava, oma kaasamise motiivid, omavaheline suhtlemine teiste ettevõtete ja oma koostöö stiiliga. Näitena on see, et ande roll on suurem kui kunagi varem, kuna inimesed, kes on hästi ettevalmistatud sellistele uutele oludele, postindustriaalsele ajastule, kes on avatud, kes on kultuurilise luure, vajalikud oskused ja isegi mõned kaasasündinud omadused, on nad uut tüüpi projektijuhtimiseks palju paremini ette valmistatudet kui sa leiad sellise inimese, on ta ettevõtte krooniks kalliskivi. Selline inimene on kõrgem kui konkreetses tööülesannete täitja konkreetses positsioonis, kuna see isik võiks olla kogu ettevõtte juhtiv jõud.
Täpselt, kui leiate sellist pärlit, siis ma ütleksin, et peaksite liigutama funktsiooni , kuhu see kuju asub, isegi teise riiki. Näiteks, kui näeme, et meil on Eestis eriline annetus, võiksime ehk kaotada funktsiooni Leedus ja Lätis ning viia see funktsioon Eestisse, kus see talent on ja vastupidi. See on põhimõtteliselt uus ja erineb varem. Inimene, isiksus , talent on palju olulisem kui kogu mehhanism, kogu projekt. Sellest tulenevalt on suhtumine ja koostöö muutunud.
Teine asi, mida mainida on kaasamine – sa ei saa osta osalemist . On palju arutlusi selle kohta, milliseid piiranguid tööandja peab töötajatele pakkuma. Minu arvates võite pakkuda mis tahes erisoodustusi, mida soovite, kuid mis ei garanteeri kaasamist . Seetõttu osaleb minu kõnes ka töötaja kaasamine , sest minu arvates on see tänapäeval väga oluline tegur.
Tahaksin veel rõhutada , et projektid muutuvad väga keerukaks. Uued sidusrühmad tulevad lavale, sidusrühmade vastastikune mõju ja nende motivatsioonid on erinevad, kultuuridevahelised kokkupõrked, rahvusvahelised huvid ja palju muud, mida projektidega tegelemisel peame arvestama. Seetõttu muutub protsess ülimalt keeruliseks. Juhtkond on loomulikult valmis koostama väga keerukaid projekti kirjeldusi ja plaane, näiteks 100 lehekülge plaanidest projekti elluviimiseks, millel on palju tabeleid ja arvandmeid. Minu arusaam on, et see ei aita väga palju. Me kasutame väljendit VUCA maailm, mis tulid USA sõjaväelast. VUCA tähistab – volatiilsust, ebakindlust , keerukust ja ebaselgust. Maailm muutub pidevalt ja väga keeruline projektijuhtimine on tegelikult killer, sest see ei taga projekti edukat elluviimist. Mida keerulisem on see plaan, seda vähem lootust suurepärase täitmise järele.
Ma ei usu lihtsa plaani ja lihtsaid strateegiaid, mis on lihtne seletada lühikese aja jooksul, isegi väga keerukaid ülesandeid, sest me peame kindlaks ainult peamised asjad selles pidevalt muutuva tänapäeva maailma keskkonda . Kindlasti pole võimalik määratleda kõike, kuna muutused muutuvad nii kiiresti ja püsivad nii püsima, et hetk, mil me 100-leheküljeline kava lõpuks lõpetame, on liiga hilja. Kava on juba liiga vana, et see oleks kehtiv. Sellepärast on palju parem selgelt määratleda peamised asjad ja jätta andekatele inimestele palju ruumi, kes saaksid täideviimise hetkel leida õige lahenduse .
Lõpuks tahaksin küsida provokatiivne küsimus – on koodi edu kirjutatud ettevõtte DNA? Küsimus on selles, kas me peame õnnestuma või on ebaõnnestunud , kui meil on uus projekt või ettevõte? Minu kõnes üritan ma seda biotehnoloogiaga võrrelda, kus me sekkume elusorganismide DNA-desse, kuna ettevõtted on praegu elusorganismidega sarnased. Elusorganismidel on DNA; ka korporatsioonidel on seda. Traditsiooniliselt peetakse ettevõtte DNA-d ettevõtte kultuuri . Rolli kohta kultuur on kõrgem kui kunagi varem ja on väga lahutamatu osa viis ettevõtete tegutsevad ühiskonnas. Sellest aspektist võime seda öeldaedu või ebaõnnestumine on kirjutatud ettevõtte DNA-s. Ja lihtsalt, et hoida natuke intrigeerivat sõnavõtuga ja selle järeldusena, ma ei arutanud seda liiga palju.
Millised on erinevused PM-i erialal Baltikumis – Eestis, Lätis ja Leedus?
Ütleksin, et erinevusi pole peaaegu üldse, sest kodakondsus on tänapäeval vaevalt äratuntav. Näiteks veokijuhid on Eestis, Lätis ja Leedus enam-vähem ühesugused, sama kehtib ka arstide kohta. Veelgi enam, kõik räägivad nüüd inglise keelt, seega pole isegi keeleprobleeme. Mõnes mõttes on see natuke kurb, kuid see on kaasaegse maailma tulemus.
Üks tegur, mida ma võin mainida, on see, et Balti riigid on väga väikesed, eriti Eestis, seetõttu võime näha ühte mustrit – seda väiksem on riik, seda rohkem me üldisemaid ja vähem spetsialiste ning vastupidi. Võiksime öelda, et meil on hõimude hulgas rohkem juhte kui indiaanlased, kuid see on lihtsalt riigi suuruse tõttu.
Projektid on paratamatu osa kaasaegse juhtimise, miks inimesed kipuvad rääkima rohkem oma erinevaid komponente – meeskonna juhtimine, muutuste juhtimine , riski juhtimine ?
Vastus on tegelikult üsna lihtne; kuna klassikalise projektijuhtimise on suremas, inimesed on rohkem sobib rääkida meeskonna juhtimine, muutustejuhtimine ja riskide juhtimise – elemendid, mis muidugi on oluline. Ma arvan, et on oluline näha, et projektijuhtimine on klassikaline ja tööstuslik lähenemine, mitte projekti juhtimine kui laiem, filosoofiline kontseptsioon, mis püüab ja integreerub ühiskonna kõigil tasanditel vastupidiselt.
Kus näete projektijuhtimist 2025. aastal? Milline projekt tulevikus on tüüpiline? Kas näete, et see eriala areneb või kaob?
Nagu ma juba mainisin, sureb klassikaline projektijuhtimine . Kuid projektijuhtimine kui selline on elus rohkem kui kunagi varem, sest postindustriaalse ajastu kogu elu koosneb väikestest projektidest kõigis aspektides ja kõik on omavahel seotud. Ja kindlasti jätkub see ka tulevikus.
Seoses klassikalise, tööstus-, “litsentsitud” elukutse – Ma arvan, et raha selle väheneb siiski, kuid sisuliselt projektijuhtimise kindlasti jääma samaks või isegi suureneb, sest kõik teeme projektijuhtimine , kuigi võibolla mitte kõik ei mõista, et nad teevad seda.
