Iga projektijuht peaks suutma mõjutada tellijaid, projekti tulemi lõppkasutajaid ja projektgrupi liikmeid nii, et nad rohkem räägiksid. Kui lõppkasutaja ei avalda kõiki oma mõtteid uue tarkvara kohta, meeskonnaliikmed ei esita kõiki küsimusi mis puudutavad nende tööpakette või tellija ei kirjelda täielikult oma ootusi projekti lõpptulemi suhtes, siis jääb projektijuhil oluline hulk informatsioonist saamata. See võib aga hiljem oluliselt mõjutada projekti käiku. Projektijuht peaks olema väga huvitatud sellest, et kõik meeskonna liikmed ja huvigrupid oleksid vestlustes võimalikult avatud. Kuidas seda aga saavutada?
Vestluspartneritele tuleb anda rohkem aega
Tavaliselt anname me oma vestluskaaslasele küsimusele vastamiseks 0,7 kuni 1,5 sekundit aega. Kui me selleks ajaks ei ole vastus saanud räägime me ise edasi või esitame uue küsimuse. Kõige halvema versiooni korral aga vastame oma esitatud küsimusele ise. Samas on 0,7 kuni 1,5 sekundit aga liiga lühike aeg. Eriti siis, kui tegemist on keeruliste mõtlemisülesannetega. Liiga lühikese vastamise aja jätmisel saadakse väga üldiseid ja stereotüüpseid vastuseid. Mida aeglasemalt teie vestluspartner mõtleb ja mida kannatamatum olete teie seda rohkem tekitate te ebakindlust ja vastuseisu.
Oodake kolm sekundit
Te saate oma vestluskaaslaselt oluliselt rohkem asjakohast infot kui te annate talle mõtlemisaega. Kolme sekundit loetakse selleks ajavahemikuks mille jooksul inimene suudab uue informatsiooni läbi töötada ja juba olemasoleva informatsiooniga seosesse viia. Seega esitage küsimus ja kui vestluspartner kohe teie küsimusele ei vasta oodake vähemalt kolm sekundit. (Lugege mõttes 21-22-23). Kui ta vastab, siis kuulake vastus lõpuni. Peale seda ärge kiirustage järgmise küsimuse või kommentaariga vaid andke talle veel kolm sekundit. Enamikul juhtudest ei ole vestluspartner oma vastusega täiesti valmis ja ütleb esmalt kõige olulisema, kuid osa detaile jätab ütlemata. Kui ta aga peale kolme sekundit midagi ei lisa, siis rääkige edasi või esitage järgmine küsimus.
Milline on mõtlemisaja mõju?
Kui te küsides annate vestluspartnerile mõtlemisaega, siis:
- Saate asjalikumad vastused
- Vastused on pikemad ja põhjalikumad
- Vestluspartneril kaob ebakindlustunne
- Argumentatsioon on komplekssem ja loogilisem
- Vastatakse täislausetega
- Vastused on loomingulisemad
- Ebameeldivaid tõsiasju ei eirata
- Saate oluliselt rohkem asjakohast ja kvaliteetset informatsiooni
Mõtlemisaeg grupidiskussioonis
3 sekundi reegel ei ole rakendatav ainult üks-ühele vestlustes vaid ka grupidiskussioonides. Enne grupidiskussiooni alustamist tuleb osalejatega kokku leppida, et igaüks neist ootab enne küsimusele vastamist, eelkõneleja mõtte kommenteerimist või täiendamist ja küsimuse esitamist kolm sekundit.
See on väga lihtne reegel, millel on suur mõju:
- Vestluses aktiivselt osalejate hulk suureneb. Tagasihoidlikumad osalejad, kes tavaliselt vestlusesse ei sekku hakkavad teemaga aktiivselt tegelema ja oma mõtteid väljendama ning annavad vestluse lõpptulemusse oma panuse.
- Lõppkokkuvõttes annavad kõik arutellu suurema panuse.
- Tavalise küsimus-vastus rituaali asemel otsitakse alternatiive ja võimalusi oluliselt sisulisemalt ja asjalikumalt.
- Esitatakse oluliselt rohkem küsimusi.
- Selgelt väheneb grupis tähelepanematus ja ebakindlus
- Rühma töötulemus paraneb. Eriti just raskete ja komplekssete ülesannete korral.
- Kuna rohkem on aktiivseid osalejaid saab projektijuht oluliselt parema pildi hetkeolukorrast.
- Probleemid tulevad välja kiiremini ja nende lahendamisel käiakse välja rohkem ja loomingulisemaid ideid.
NB!
Seda reeglit ei maksa rakendada aga vastuväidete käsitlemise korral. See võib jätta mulje, et sul ei olegi vastust.
