Kogu projektijuhtimise teooria on tegelikult üks suur jama. Kui tahad teada, kuidas projekti edukalt juhtida ilma teooriatesse süvenemata, siis tutvu järgmiste nõuannetega.
- Hakka lihtsalt tegutsema.
Projekti alguses on äärmisel oluline, et sa asuksid kohe tegutsema. Kuigi analüüs ja planeerimine võivad teoorias hästi kõlada, siis praktika näitab, et sellele kulutad sa ainult aega. Projekti edukust saad sa tõestada ainult siis, kui suudad võimalikult varakult ette näidata tulemusi. Tellijaga, riskidega ja huvigruppidega tegele alles siis, kui nendega tekkivad probleemid. - Sõnasta ebamäärased eesmärgid
SMART reegel eesmärkide sõnastamisel on totaalselt ülehinnatud. Igaüks teab kindlasti täpselt, mida on projektiga vaja saavutada. Milleks siis veel see lisanduv ajakulu eesmärkide sõnastamiseks. Võid täitsa kindel olla, et klient ütleb sulle täpselt, mis tema peas toimub. Kuna arusaamatusi tekkib praktikas üliharva, siis võid tugineda sellele, et tõlgendad kliendi soovi ja väljaütlemisi alati õigesti.
- Suhtle nii vähe kui võimalik
Kõige olulisem on sisu. Liiga palju suhtlemist kliendi, kasusaajate ja huvigruppidega võib sinu eesmärgile orienteeritust ja kontsentreeritust vähendada. Peale selle toob suhtlemine endaga kaasa tagasiside, millega sa pead tegelema hakkama. Halvimal juhul on kellelgi vastuväiteid selle kohta, kuidas te midagi kavatsete teha. Seega on ülioluline piirata suhtlust absoluutse miinimumini.
- Ära delegeeri
Olgem ausad. Sina kui projektijuht tead kõige paremini kuidas midagi on vaja teha. Projekti meeskond peaks sulle põhimõtteliselt abiks olema, kuid neid ei tohi sa usaldada. Jälgi ka seda, et sa võimalikult palju ülesandeid endale hoiaksid. Kui peaks aga tekkima selline piinlik moment, et sul tuleb mõni ülesanne projektgrupi liikmele delegeerida, siis kontrolli kõiki lõpptulemuseni viivaid töid, mida ta teeb ülima põhjalikkusega.
- Vaata oma meeskonda kui vahendit
Kogu jutt väärtustest, tunnustusest, meeskonna ühtekuuluvusest on ilmselgelt üle hinnatud. Projekti meeskond on selleks, et sind toetada. Ära neid kunagi täna, sa ei ole neile midagi võlgu.
- Pane kõikidele töödele kõige kõrgem prioriteet
See kehtib siis, kui sa tegeled mitme projektiga ja ka siis, kui kõne all on ühe projekti erinevad tööd. Kõik tööd ja projektid on esmatähtsad. Ainult sel viisil on meeskonnale võimalik selgeks teha kui olulise asjaga nad tegelevad.
- Ignoreeri klienti/turgu/lõppkasutajat
Selge on see, et projekti lõpptulemit peab keegi kasutama hakkama. Olgu see siis uuenduslik kohvimasin lõpptarbijale või uus kliendihaldussüsteem müügiosakonnale. Teooria järgi tuleks erinevaid osapooli võimalikult varases etapis kaasata. Tegelikkus on aga teistsugune. Selline kaasamine nõuab kohutavalt aega ja raha ning vaevalt see ennast ära tasub. Kliendid ei suuda reeglina hinnata, kui suurt kasu sinu projekt neile toob. Seetõttu on parem anda neile valmislahendus ja seejärel selgitada ning veenda neid selle headuses.
- Ole tähelepanelik meeskonna koostamisel
Väldi enda meeskonda valimast töötajaid, kellel on mõnes valdkonnas rohkem teadmisi kui sinul. Neid pead sa vältima nagu pingviin Sahara kõrbe. Sinust targemad töötajad on kogu projekti jooksul sulle halva tuju tekitajad ja sinu positsiooni ohustajad. Kuna sa ei ole neist pädevam, siis on sul neid algusest peale keeruline kontrollida.
- Väldi projektijuhtimise abivahendite kasutamist
Kuigi tarkvara ja muude abivahendite kasutamine kõlab teoorias ja koolitustel hästi, siis reaalse eluga pole sellel midagi pistmist. Oma kogemusest võid sa kindlasti öelda, et tegelikkuses need abivahendid ei aita. Nendega tegelemine nõuab aga sinult aega, mida sa saaksid kasutada sisuliste küsimustega tegelemiseks.
- Tööta suletud uste taga
Nendes ettevõtetes, kus on palju projekte, peaksid sa olema eriti ettevaatlik ja mitte väga palju enda projektist rääkima. Iga vähegi intelligentne inimene saab ilma sinu jututa aru, kui suurt kasu teie projekt ettevõttele toob ja on nõus sellele tähelepanu pöörama ja ressursse eraldama. Kõik pingutused oma projekti väljapoole turundada on üleliigsed ja kallutavad sind projekti sisust kõrvale. Juhid on piisavalt targad, et väärtustada sinu projekti ka ilma selleta, et sa sellest kõva häälega räägiksid.
- Määratle meeskonna liikmetele ambitsioonikad eesmärgid
Iga töötaja jaoks on ülimalt motiveeriv saada tehniliselt või ajaliselt väga suure jõupingutusega elluviidav ülesanne. Realistlikud eesmärgid viivad selleni, et sinu meeskond jääb puhkeasendisse, mitte ei hakka kiiresti ja innukalt nn tulekahjusid kustutama.
- Ole otsustamisel ettevaatlik
Iga vale otsus on sulle tagasilöök. Seetõttu veendu, et enne otsustamist oled ennast igakülgselt kindlustanud. Uuri, analüüsi paljusid alternatiive ja lükka otsustamist nii kaua edasi kui võimalik. Parimal juhul sa ei peagi otsust vastu võtma, sest probleem laheneb iseenesest. Selline käitumine viib selleni, et sinu ülemused ja meeskonna liikmed hindavad sind kui eriti hoolikat ja kaalutlevat projektijuhti.
