Peale seda, kui projektiplaan ja ajagraafik on valmis, saab alustada eelarve koostamisega. Varem ei saa seda teha seetõttu, et kõik kavandamisel tehtud otsused mõjutavad ühel või teisel viisil projekti elluviimiseks vajalikku raha hulka. Näiteks, kui plaanitakse teha mingit tööd talvel või suvel, võivad kulud olla hoopis erinevad. Samuti mõjutavad kulutuste suurust projekti käigus kasutatavad vahendid, kaasatavad eksperdid jms.
Projekti eelarvet koostades tuleb kulutused hästi täpselt lahti kirjutada. Selleks on enamikel rahastatavatel institutsioonidel loodud oma eelarve vormid, mida tuleks jälgida ja täita väga tähelepanelikult.
Informatsiooni projekti eelarve koostamiseks on võimalik saada erinevatest hinnakirjadest, küsitud hinnapakkumistest, varasematest analoogsetest projektidest jne. Seetõttu on hinnapakkumiste küsimine projekti kavandamise etapi üks lahutamatu osa. Paljudel juhtudel komistatakse siin päris valusalt, kuna hinnapakkumised küsitakse valesti. Viga, mis tehakse, on seotud hinnapakkumise kehtivusega. Projekti plaanimisetapil võetud hinnapakkumine peab kehtima kauem, kui toimub projekti rahastamisotsuse tegemine. Vastasel juhul võib tekkida situatsioon, kus projekt otsustatakse rahastada, aga hinnapakkumine enam ei kehti. Hindadel on aga omadus pigem tõusta kui langeda. Seega pannakse kohe alguses eelarve löögi alla ja projekti käigus tuleb hakata nuputama, kus kohast leida puuduolev summa.
Teine viga, mis eelarvet koostades tehakse, on see, et kulutused kirjutatakse lahti ainult etappide kaupa. Esitatakse eelarve, millest on näha iga etapi kulutused, kuid seda, millele konkreetselt antud etapis kulutatakse, ei näidata. Näiteks kui projekti käigus teiste tegevuste kõrval viiakse läbi mingi seminar, ongi eelarves rida “Seminar 2 400.-“. Sellest aga ainuüksi ei piisa. Kui palju sellest summast kulub seminari ettevalmistamisele, kui palju ruumide rendiks, lektoritasudeks, toitlustamiseks – see oleks vaja kõik eraldi välja tuua. Vastasel juhul võib projekti hindaja otsustada, et antud projekti eelarve ei ole adekvaatne ja tegelikkusele vastav.
See ei tähenda, et etappide kaupa kulude esitamine oleks vale. Suuremate projektide puhul tehakse seda alati, kuna on vaja hinnata erinevates etappides vajamineva raha hulka.
