Projekti õnnestumine sõltub otseselt projekti plaanija oskustest, tööst, hoolikusest ja ajast, mis ta kulutab plaanimisele. Projekti plaanimise käigus luuakse konkreetne mudel, millega kirjeldatakse ära tulemuseni jõudmiseks vajalikud tegevused ja ressursid. Plaanimise peamiseks eesmärgiks on luua kõikehõlmav ülevaade kogu projektiks. Loodud projekti plaan peab võimaldama:
- jaotada projekti ressursse
- vältida üle- ja alakoormust
- tagada projekti käigus ühtlast töötempot
- teadvustada kriitiliste tööde olemasolu
- ennetada riske
- valitseda tegevusvaldkonnas toimuvaid muutusi
Väiksemate projektide korral jäetakse mõnikord plaanimise etapp vahele, kuna ideede genereerimise, arendamise ning eeluuringu käigus saadud algandmete põhjal siirdutakse kohe teostamisetappi. Selliste projektide õnnestumine on aga seotud suurte riskidega, sest alles plaanimise käigus pannakse täpselt paika mida, millal ja kuidas peab tegema. Sealjuures määratletakse ära kõik ülesanded ja püstitatud eesmärkide täitmiseks vaja minevad ressursid.
Plaanimise tulemusena valmiv projekti plaan peab olema süstemaatiline ja loogiline esitus projekti sisust ja vajaminevast panusest (raha, aeg, tehnoloogia jm). Esitus peaks olema lakooniline, selge ja kõigile üheselt mõistetav. Koostatud peab plaan olema selliselt, et ükskõik kes seda loeb, saaks selle põhjal projektist õige ettekujutuse. Plaani detailsus ja rõhuasetused sõltuvad eelkõige sellest, kellele see plaan on suunatud. Potentsiaalsete finantseerijate jaoks koostatud plaan on kindlasti teistsuguse rõhuasetusega, kui projektorganisatsioonile töövahendiks mõeldud plaan. Seetõttu tuleb plaani koostamisel silmas pidada selle tulevase kasutaja vajadusi ja nõudeid
