Mõiste virtuaalne meeskond tuli kasutusele möödunud sajandi üheksakümnendate aastate teises pooles ja sellega tähistati meeskondi, kelle liikmed paiknevad erinevates asukohtades ja sageli töötavad ka erineval ajal. Sellise töövormi kiiret arengut on soodustanud kaks trendi:
- ettevõtete järjest suurem rahvusvahelistumine sooviga pakkuda oma tooteid või teenuseid paljudel erinevatel turgudel.
- info ja kommunikatsioonitehnoloogiate kiire areng.
Virtuaalseks meeskonna tunnusteks on see, et:
- meeskonna liikmed paiknevad erinevates regioonides või eri riikides.
- neil on erinevad tööharjumused ja –kultuur ning erinev emakeel.
- projekti juht ja meeskonna liikmed kuluvad erinevatesse organisatsioonidesse nagu tütarfirmad või mõnes teises regioonis paiknevad allüksused. Samuti võivad meeskonna liikmed kuuluda erinevatesse iseseisvatesse ettevõtetesse.
- tööd tehakse sageli erinevates ajatsoonides või eri aegadel.
- virtuaalsetes meeskondades on selle liikmetel väga vähe võimalusi üksteisega kohtumiseks ja mitteformaalseks infovahetuseks.
- projektijuhi ja meeskonna liikmete vaheline suhtlus toimub valdavalt infotehnoloogia poolt pakutavaid võimalusi kasutades.
Kommunikatsioon ja suhtlemine meeskonnas on meile midagi iseenesest mõistetavat ja tavapäraselt me ei mõtlegi selle üle, kuidas me tegelikult suhtleme. Millist rolli mängib projektitöös kommunikatsioon, sellest saame me aru alles siis, kui midagi ei klapi. Ebakõlad tekkivad tavapäraselt siis, kui me virtuaalse meeskonnaga suhtlemisel hoiame kinni neist harjumustest, mis on meil välja kujunenud tavameeskonnaga suhtlemisel. Me räägime virtuaalse meeskonna liikmetega täpselt sama moodi kui tavameeskonna liikmetega ja ka teateid kirjutame ning saadame neile nii nagu viibiksid nad kohapeal. Seda niikaua, kuni kerkivad esimesed probleemid, milleks võivad olla:
- edastatud andmeid interpreteerivad meeskonna liikmed erinevalt.
- reeglina ei ole teada, kas teadet loeti ja kui seda loeti, kas selle vastuvõtja sai sellest sama moodi aru nagu saatja seda kirja pannes mõtles.
- info saatja ei näe ja ei saa tagasisidet selle kohta, kuidas info vastuvõtja sõnumile reageerib.
- info vastuvõtja ja saatja omavad üksteise kohta väga vähe teavet, sest isiklikku informatsiooni jagatakse napilt, kui üldse. Samas on omavahelises suhtluses sõnumist arusaamiseks teise osapoole tundmine päris tihti otsustava tähtsusega.
- palvet kiiresti reageerida pigem ignoreeritakse, sest see soov ei sisalda vajalikku emotsionaalset rõhuasetust.
- verbaalne suhtlemine on nn “puudega”, sest puudub võimalus jälgida teise osapoole kehakeelt.
- personaalsed ja sotsiaalsed aspektid jäävad tagaplaanile. Seetõttu on üksteisest arusaamine keeruline.
Traditsioonilistes meeskondades töötavad meeskonna liikmed suurema osa ajast üheaegselt ja lähestikku ning kohtuvad regulaarselt, et jagada informatsiooni, lahendada probleeme ning tähistada edukaid ettevõtmisi. Igal meeskonna liikmel on võimalus vahetult teisi tajuda ja nende reaktsiooni jälgida.
Virtuaalsetes meeskondades on see aga teisiti. Virtuaalse meeskonna liikmed töötavad erinevates asukohtades ja sageli erinevatel aegadel. Seetõttu on meeskonna liikmed üksteisele pigem võõrad ja igaüks tajub oma ruumilist ning ajalist ümbruskonda tugevamalt kui teisi meeskonna liikmeid. Ta tõlgendab sõnumeid vastavalt oma kogemusele lähtuvalt enda reaalsest ümbrus- ja töökeskkonnast.
Eelpooltoodust lähtuvalt on virtuaalse meeskonna üheks suurimaks väljakutseks üheselt arusaadava raamistiku loomine sõnumite tõlgendamiseks võimaldamaks meeskonna liikmetel üksteisest õigesti aru saada.
Mida tasuks jälgida virtuaalses meeskonnas sõnumite edastamiseks vaata siit.
